組織が目標を立てその達成のために戦略や計画を立てるときに、KPI、KGI、KSFといった指標が使われます。今回は、KPI、KGI、KSFについて取り上げます。
この記事でわかることは次のとおりです。
- KPI、KGI、KSFとは
- KPIとKSFの違い
- KPI、KGI、KSFの設定方法
- KPIツリーの使い方
KPI、KGI、KSFとは
KPI、KGI、KSF、この3つの言葉は目標管理であるKPIマネジメントにおいて必ず出てきます。しかし、すべての定義がスラスラ出てくる人はそう多くはないかもしれません。改めてそれぞれの定義を確認し、理解しておきましょう。
KPIとは何か
KPIはKey Performance Indicatorの頭文字を取った略語です。日本語にすると、重要業績評価指標となります。これは組織や企業が目標を立てたときに、その目標に向けたプロセスで、目標実現に必要な項目をどれくらい達成できているかという達成度を示す指標のことです。指標というのは測定、軽量のための基準だと考えてください。KPIを設定するメリットは、やらなければいけないことや、ゴールまでの距離が可視化されるため、業務効率やモチベーションの向上が期待できることです。
KGIとは何か
KGIとはKey Goal Indicatorの略語で、日本語にすると重要目標達成指標となります。KGIは企業などの組織が打ち立てたビジネス上のゴールを定量的な数字で表す指標です。KGI導入のメリットは、全社的にゴールが明確になり、株主など外部からの理解が得られやすくなることです。
KSFとは何か
KSFとはKey Success Factorの略語です。日本語にすると重要成功要因となります。KSFは組織が目的を実現にするには、どのような要素、要因が必要かを示したものです。Key Factor for Successの略語であるKFSを使うこともありますが、どちらも内容は同じです。KSFの必要性およびメリットは、多様化し競争や変化が激しくなった現在のビジネス環境に迅速に対応できることです。
KPIとKSFの違い
KGIがゴールでKPIがプロセス。これは理解しやすいのですが、KPIとKSFの違いがよくわからないという声を聞きます。KSFはゴール達成のために何をするべきかを指します。KGI（ゴール）が「売上を前年比200%に増やす」であれば、KSFの例は「見込み顧客につながるサイト訪問者、問い合わせ、アポイントをそれぞれ増やす」「高単価契約と優良顧客獲得」などになります。一方KPIはその「するべき行為」を「いつまでに」「どんな方法で」「どれくらい」やれば良いのかを示す指標で、人数、件数、割合、金額といった数値で表されます。
KPI、KGI、KSFを導入するメリットまとめ
KPI、KGI、KSFを導入することによって、下記のような効果が期待できます。
- 定量的なKPI、KGIによって、チームや個人に対する評価が公平で客観的になる。
- 定量的なKPI、KGIのもとでは、進捗情報が把握しやすくなる。
- 改善点が把握しやすくなり、PDCAを回しやすくなる。
- 行動指標が示されることで、タスクや優先度が明確になり、効率的に行動できる。
- 従業員の集中とモチベーションの向上。
KPI、KGI、KSFの設定方法
KPI設定は、KGIを達成するために行うべきKSFを数値化する作業です。ですからこの3つは密接に絡み合っており、慣れない方は、KGIと一致しないKPIを設定してしまったり、KPIが数値化できなかったり、重複や抜け・漏れが生じたりすることがあります。これらの問題を防ぐには、ロジックツリーの活用が有効です。ロジックツリーとは、課題の発見、解決に際しロジカルシンキングのために使用されるフレームワークで、KPIマネジメントにおいてはKPIツリーとも呼ばれます。ツリーの形状になっている図上で、問題や論点を整理しながら解決策を考えます。KPIツリーを活用しながら、KGIからKPIまで設定する流れを見ていきましょう。
KGIを設定する
まず最初にやることは、四半期、年次、さらに中長期といった比較的長い視野での、企業や組織の目標を明らかにすることです。企業戦略と呼ばれるものですが、これを客観的に定量化（数値化）したものがKGIです。最もわかりやすいKGIは営業利益率でしょう。
目標と現状のギャップを明確にする
KGIが決まったら、ロジックツリーの頂点にKGIを置きます。このゴールを達成するための作業をこれから行います。まず、目標と現状のギャップを「見える化」する必要があります。目標に対し、現状はどれだけかけ離れているのか。乖離している部分（項目）と程度を洗い出すことで、何を変えなければならないかがはっきりします。
目標達成までのプロセスを検討する
次にどうすればそのギャップを埋められるか、目標達成までのプロセスを考えます。このときに大切なのは次の2点です。
- できるだけ現場の声を聞く。
- 複数の方向からプロセスを考える。
企業や組織のKGIは概ね経営陣によって決定されます。しかし現実に日々の業務を行うのは現場の人間であり、マネジメント側の認識が現場の実情と全くマッチしていないことがあります。これではKPIの達成が困難になるか、そもそもKPIとKGIの関連性が弱くKPI自体は達成できたがKGIの実現に寄与しないという結果を招きかねません。
また一つの課題や目標に対し、道は一つとは限りません。例えば、利益を上げたいのであれば、売上を増やす、費用を減らすという2つの方法があります。売上を上げたいのであれば、契約数を増やす、顧客単価を上げるという2つの方法があります。
KSFを絞り込む
複数のプロセスを検討したら、次はそれを絞り込んでKSFを設定します。最も重要、急務、効果的と考えられるものをKSFとします。KPI設定のポイントとして「SMARTの法則」という黄金ルールがありますが、KSFの時点でもこのSMARTを意識すると良いでしょう。なおKSFを実現するためにKPIを設定するのですから、KSFは現場の部門でやれることでなければいけません。
KPIを設定する
絞り込んだKSFに対応するKPIを設定します。いつまでにどれだけやれば、最終目標であるKGIが達成できるかを測定し、中間目標としてKPIの数値目標を設定します。ここで、現実味のない数値を設定しなければ達成できないようであれば、そもそものKGIがおかしいか、KSFの選択に誤りがあると考えられます。
KSFに役立つ分析法5つ
ここまで読んで、KGI達成のためのKPI設定、そのためのKPIツリー作成において、キーとなるのがKSFの分析だということが感じられたのではないでしょうか。目的達成（課題解決）のためには、何をする必要があるのか、これを正確に分析する能力が求められます。KSF分析は難しいので、やみくもに考えるのではなく、下記に挙げるような分析のフレームワークなどを有効活用するのが正解です。
3C分析
3Cとは次の3つの頭文字です。それぞれの要素を分析しましょう。
Customer（市場・顧客）：市場の成長性、消費者の消費・購買行動、顧客ニーズ
Competitor（競合）：競合各社のシェア・推移・特徴・業界ポジション、新規参入、代替品
Company（自社）：自社の企業理念・ビジョンから既存ビジネスの特徴、現有のリソースの強みや弱み
バリュー・チェーン
最近、このバリュー・チェーンという言葉を耳にする機会が多いという方もいるのではないでしょうか。バリュー・チェーンの考え方は、自社や競合他社の付加価値がどの部分でどれくらい生まれているかを分析することによって、解決すべき課題を見つけたり、差別化する戦略を練る手法です。
SWOT分析
SWOTとは次の4つの言葉の頭文字をとった言葉です。
Strength（強み）
Weakness（弱み）
Opportunity（機会）
Threat（脅威）
これら4つは次のように分類されます。
外部環境O・T：市場規模、成長性、競合の状況について分析
内部環境S・W：認知度やブランド力、価格、品質、立地など、自社のリソースと強み、弱みを分析
5F分析
SWOTは自社の内部要因を重視する手法でしたが。この5F分析は外部要因を重視します。5Fとは、5つのForceという意味で、下記の外部からかかる圧力のことです。
- 業界内での競争
- 業界への新規参入者
- 代替品
- 買い手（顧客）の交渉力
- 売り手（サプライヤー）の交渉力
ここでいう売り手は自社のことではなく、原料や商品を仕入れる相手方企業のことです。
PEST分析
PEST分析とは、社会状況に着目し次の４つの外部環境要因が自社にどのような影響を与えるか分析するための手法のことです。
- 政治（Politics）
- 経済（Economy）
- 社会（Society）
- 技術（Technology）
まとめ
KPI、KGI、KSFを正しく設定、マネジメントすれば、効率よく業務改善や課題解決に取り組むことができる上に、従業員のモチベーションアップも期待できます。大切なのは、KPIツリーの考え方のように、大きな課題を小さく分解していく作業です。そのためには自社の事業構造を一つ一つ丁寧に確認しながら分解していくことが必要かもしれません。また自社の企業ビジョンと現状の照らし合わせなど、従業員にとっては日々の業務で忘れがちな初心に還り、経営層にとっては改めて現場の声に耳を傾け現状を見つめなおす機会でもあります。
正確に分析、設定することが、KPIの成功には欠かせません。そのためにはフレームワークを活用することをも大事です。またKFSとKPIは多すぎるとリソース配分が散漫になり、「二兎を追う者は一兎をも得ず」という結果になることがあります。一人の従業員には一つのKPIに留めることが望ましいでしょう。
またKPIが設定しただけで満足という実のないものにならないためには、次の3点が重要です。
- 本人またはその部門が努力して変えられる目標数値であること。
- 本来の業務の邪魔にならないわかりやすくシンプルな数値であること。
- PDCAを回し、定期的に評価と改善を行うこと。
これらに留意し、KGIを実現するKPIを導入しましょう。
この記事でわかることは次のとおりです。
- KPI、KGI、KSFとは
- KPIとKSFの違い
- KPI、KGI、KSFの設定方法
- KPIツリーの使い方
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