企業にとって業務を効率化し生産性を上げることは、最重要課題のひとつです。しかしながら多数の部署や多岐にわたる業務フローの隅々まで見直し、正確に分析した上で、効果的な改善策を策定、実施することは、非常に大変なことです。そこで有用なのがフレームワークの活用です。業務改善においてフレームワークの活用が必須となっていることを受け、今回は次の点について解説します。
- 業務改善とは
- 業務改善の４つの効果
- 業務改善でフレームワークを活用するメリット
- 業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク
- 効果を引き出すための注意点
業務改善のためのフレームワークを活用しよう
業務改善とは、業務を効率化し生産性を上げるために、業務内容、業務目的、業務全体の流れを見直し、改善することです。近年は労働人口の減少や働き方改革の推進により、今まで以上に少人数・短時間で業務をこなすことが求められています。そのためには、業務改善が必須です。また業務改善を行うことで、無駄が省けるだけではなく、必要な業務に十分な時間や労力をかけられるようになります。
業務改善の目的は、次の4点です。
- 業務効率化：ワークフローを見直し「ムダ」な作業を洗い出し、最適なワークフローを再設定して標準化します。
- 生産性向上：生産性とは「労働者数または労働時間に対して生産される成果物の割合」です。業務を効率化すると一つの業務にかかる時間を短縮することができ、余った時間を他の業務に充てることで、従来と同じ労働時間でより多くの成果を生み出すことができます。
- コスト削減：「ムダ」な業務の削減により、そこで発生していた金銭的、時間的なコストを削ることができます。
- 労働環境改善：過剰な作業量が求められる「ムリ」な業務が発生すると、従業員に負担がかかり、これが継続
- すると残業時間の増加や従業員エンゲージメントの低下が発生します。業務改善を通じてそうした「ムリ」をなくすことが可能です。
この4点を目指し、業務の中の「ムリ・ムダ・ムラ」を探し、業務削減、業務効率化、経費削減のいずれか、または全てを行うことが業務改善です。改善を進めるには、「ムリ・ムダ・ムラ」を探し、改善策を考える必要があります。業務改善のアイデアを効果的に抽出、整理するのに役立つのが、本日取り上げるフレームワークの活用です。
業務改善でフレームワークを活用するメリット
フレームワークとは、経営コンサルタント用語で、「経営戦略における問題解決に活用する考え方の型（パターン）」を指します。「業務効率化のフレームワーク」とは、業務効率化を推進するための分析方法のことです。業務改善を行っていく上で、フレームワークを利用することは非常に有効です。そこで、まず初めに、フレームワークを活用するメリットについて説明します。
問題解決の糸口が明確になる
業務改善を進めるにあたって「残業時間が多いので削減しよう」「コストがかかり過ぎているから削減しよう」と言われただけでは、何故そのような現状になっているのかがわかりません。そこがわからなければ、対策のしようがありません。業務量に見合った人数がいないからなのか、業務の属人化により特定の人のところで業務が滞っているのか、必要のない業務に時間を取られているのか、色々な原因が考えられます。フレームワークによる可視化で、この原因を探り特定することが可能になります。
問題の可視化によって、全員の認識が統一される
フレームワークを使うことで、課題や論点、そしてその状態や程度が明確になります。共通の認識を持つことで、改善策についても、誰が何をどう行うべきかがはっきりします。
思考時間を短縮できる
フレームワークを使うことで、考える時間も短縮できます。フレームワークを使えば、考えるべきことを絞り込み、素早く正しい結論に到達できます。またアイデアも浮かびやすくなります。
業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク
次に、業務効率化・業務改善に役立つフレームワークを、9個紹介します。
- ECRS（イクルス）の原則
- KPT
- BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）
- 5W2H
- MECE
- PDCAサイクル
- バリューチェーン分析
- 4象限マトリクス
- マンダラート
ECRs（イクルス）の原則
ECRS（イクルス）の原則とは、以下の4つの英語の頭文字を取ったものです。
- Elimimate：排除
- Combine：統合
- Rearrange：交換
- Simplify：簡素化
ECRSの原則はもともと製造業で使用されたフレームワークです。組織や個人の業務フローを可視化したのち業務改善するフレームワークとして使用されます。客観的な判断軸を用いて無駄な業務や重複を防止することができます。
KPT
KPTとは、次の3つからできた略語です。
- Keep：維持すること
- Problem：改善すること
- Try：新規で試みること
アジャイル開発などで多用される業務の振り返りにおけるフレームワークです。KPTの長所は始めるのが比較的簡単な点です。一方でマンネリ化しやすいという短所もあるので、個人個人が業務改善を強く意識することが大切です。
BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）
BPMNとは、Business Process and Notation（ビジネス・プロセス・モデル）の略語です。複雑なビジネスプロセスを標準化し、誰が見ても理解できるように図式化する表記法で、国際基準（ISO19510）にも定められています。特にシステム導入などの際に有用です。
5W2H
5W2Hとは、「5W1H」に「How much（いくらで）」を加えた基本的なフレームワークです。
- Who：誰が
- What：何を
- When：いつ
- Where：どこで
- Why：なぜ
- How：どのように
- Hou much：いくらで
この7つを意識することで、具体的なプロジェクト内容の策定を可能にします。5W2Hの活用は、業務計画の作成、第三者へのプレゼンテーション、プロジェクトメンバーのタスク整理に適しています。
MECE
MECEは英語の「Mutually Exclusive・Collectively Exhaustive」からできた略語で、ロジカルシンキングの基本概念と言われます。モレやダブりことなく分類できるフレームワークで、総合的な視点から正しいアプローチ方法を導くことができます。
PDCAサイクル
PDCAサイクルとは
Plan（計画）：目標の設定から解決策を考え、業務計画を作成
Do（実行）：立案した業務計画を実際に行う
Check（評価）：実行した結果を業務計画と比較・分析し、解決策の問題点を探る
Action（改善）：解決策を実行に移す、最終的な段階
この4つを繰り返して、継続的に業務改善を行うフレームワークです。計画から改善までのフローをルーティン化できるため、細かい改善を繰り返すことで効果が期待できます。特にマーケティングなどで有用とされています。
ロジックツリー
ロジックツリーとは、課題や問題の原因を樹形図（ツリー）に書き出すことで分解・分析し、真の原因を特定するフレームワークです。可視化するため、ボトルネックの特定ができるフレームワークです。
バリューチェーン分析
バリューチェーン分析とは、事業を主活動と支援活動に分け、自社の事業がどのタイミングで付加価値を創出しているかを分析するフレームワークです。バリューチェーン分析の活用は、各活動におけるコストの把握に役立ち、コスト削減につながります。また自社の強い部分と弱い部分がはっきりするので、競合との差別化、今後の事業展開などの戦略に役立ちます。
4象限マトリクス
4象限マトリクスは、縦横2軸を基準として、複数の物事を複数のマスにマッピングすることで分類整理するフレームワークです。可視化のみならず物事のレベルや位置付けまで比較・検討しやすくなります。
マンダラート
マンダラートとは、仏教の「曼荼羅（マンダラ）模様」に似たマス目を作成し、個々のマス目にアイデアを記述し、アイデアの整理や深掘りをするフレームワークです。場所を選ばず手軽にできるメリットがあり、多くの場面で活用されています。
効果を引き出す使い方と注意点
フレームワークを利用し業務改善するのであれば、注意するべき点があります。これをないがしろにしては十分な効果が出にくいです。以下の7つの点に留意しましょう。
課題や目標の明確化
目標をはっきりさせることは、業務改善の要です。目標をはっきりさせるには、現状の課題を正確に把握する必要があります。そのためには次のような業務を徹底的に洗い出すことが重要です。
生産性を向上させるべき業務
従業員に大きな負担となっている業務
優先順位の決定
出揃った課題に優先順位をつけ、順位の高い課題から対策を検討し実行します。
QCDバランスを考える
Quality（品質）
Cost（費用）
Delivery（納期）
この頭文字をとったものがQCDと呼ばれ、業務改善を行う上で重要な三要素です。品質は高く費用は低く納期は早く、これが理想ですが、現実には、高い品質を求めると費用は上がり納期が延び、費用を抑えたり納期を早めたりすると品質は下がるのが通常です。つまりこれらは互いにトレードオフの関係になっていることを念頭に置きながら、それぞれを向上させ、全体をバランス良く改善する施策を行わなければなりません。
長期間の結果を想定
業務改善では、結果が出るまでに時間を要する場合が少なくありません。性急な判断は、中長期的な成果を損ないかねません。フレームワークの活用するときは、初めから長期間の予想を立てましょう。
現場との認識を合わせる
事前に、現場からヒアリングし、業務プロセスを把握・理解する必要があります。現場の理解が得られるよう、常日頃からコミュニケーションに努めましょう。
フレームワークに囚われ過ぎない
数多くのフレームワークがあり、業務効率化においてフレームワークの活用は必須となっています。とはいえ、フレームワークのみに囚われてしまうと、目の前の現場や自社の状況に目が向かず、本末転倒になってしまうリスクがあります。目的はあくまで、業務の改善や効率化です。
効果を確認する
フレームワークを活用したものの、その効果を確認、検証しないのでは不十分です。フレームワークを活用した結果、新しい課題が明らかになることもあります。また期待した結果が出た場合は継続し、出なかった場合は改善する必要があります。
まとめ
業務を効率化し生産性を上げることは、どの企業にとっても命題です。しかしながら業務改善は正しく効果的な方法で行わないといけません。多岐にわたる事業内容、部署、業務フローの見直し、分析、改善案策定は、非常に手間がかかり難しいです。そのため、なかなか取り組めない、進められないという企業も少なくかりません。フレームワークを上手く活用することで、この負担をかなり軽減することができます。この記事jでは次の点について解説しました。
- 業務改善とは
- 業務改善の４つの効果
- 業務改善でフレームワークを活用するメリット
- 業務効率化・業務改善に役立つフレームワーク
- 効果を引き出すための注意点
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