今回は「KPI管理」を取り上げます。企業や部門の目標をゴールとして、そこに至るプロセスを数値化したものがKPiですが、いくら優れたKPIを設定しても、設定しっぱなし、遂行して振り返りはなしといった状態では、最終ゴールの達成は困難です。この記事では次の項目について解説します。
- KPIについての基礎知識
- KPI策定とKPI管理
- KPI管理のポイント
KPIとは
KPIとは「Key Performance Indicator」の略語です。日本語にすると「重要業績評価指標」「重要達成度指標」となります。もっとわかりやすく言うと、まずKPIとは中間目標です。期末などに達成したい最終目標ではなく、そこまでの過程で順にクリアしていく小・中目標のことと考えていただければわかりやすいでしょう。そしてKPIは「指標」ですから、最終目標に向かう中間目標が適切に達成されているか、どこまで達成されているかというパフォーマンスを計測、評価するための数値です。
KPIの例
より具体的にイメージできるようKPIの代表的な例をご紹介します。
最終目標（KGI）が売上目標な場合
売上＝訪問件数×平均販売単価×成約率
売上＝提案件数×平均販売単価×受注率
このような場合、営業部門が設定するKPIは訪問件数や提案件数になります。
KPIを設定するメリット
多くのメリットを持つKPIを設定すると、KGIの達成確率が向上します。KPIを設定するメリットについて紹介します。
プロセスの可視化
最終目標を達成するまでの過程を定量的な数値で可視化できるのがKPIです。特に従業員数の多い企業では、目標、現状などが共有されていないことがままありますので、KPIは非常に重要です。ただし、KPIを設定する際に明確性・実現可能性・期限設定などのSMARTの法則をきちんと押さえていることが前提条件です。
何をすべきかがはっきりする
KPIを設定すれば、従業員は自分が「何を」「どれだけ」やるべきかがはっきりとわかります。具体的な行動指針や評価目標があれば、業務に取り組みやすくなり、また効率的です。さらに目標まであとどれくらいかが一目瞭然ですから、課題があれば業務改善することも可能です。
公平な評価ができる
KPIでは目標の達成度合いを数値によって定量的に表せます。定量的なデータは基準が明確なため、公平な評価が可能になります。評価基準の統一は公平な評価を生み、結果として異なる部署、階層も含め、業務を円滑化し、従業員のモチベーション向上にもつながります。
従業員の成長を促せる
KPIの設定により自分がとるべき行動が明確になり、業務に対する目的意識が高まれば、従業員のモチベーション、責任感、スキルの向上が期待できます。定期的に、自分がどこまで業務遂行しKPIを達成したか振り返れるので、PDCAサイクルを回し、改善を自然に促せるのも大きなメリットです。
KPIとKGI・KSFの関係
KPIが出てくる場面では、KGIとKSFも重要になります。KGIとKSFがよくわからないという方のために、この二つについても確認しておきたいと思います。
KGIとは？
KGIとは「Key Goal Indicator」の略語です。日本語にすると「重要目標達成指標」となります。言い換えると最終目標です。KPIは最終目標を達成するためのプロセス（中間目標）を表す指標、KGIは最終目標の指標となります。
営業部門であれば、今期の売上高の目標を表す数値がKGI、訪問件数や提案件数を表す数値がKPIとなります。またKGIはKPIと同じく数値で示します。
KSFとは？
KSFとは「Key Success Factor」の略語です。日本語にすると「主要成功要因」となります。KSFは目標を達成するためには何が必要かを示す要素です。
商品の売上をアップしたいのであれば、次のような項目がKSFになるでしょう。
- 技術力、開発力
- 顧客対応
- ブランド力
- 営業訪問件数
KPI管理について
今回はこのKPI管理について、初心者の方にも理解していただきたいと考えています。KPI管理とは、何でしょう。最終目標（KGI）を達成するために設定した中間目標（KPI）が、問題なく遂行されているか把握、分析、改善することがKPI管理またはKPIマネジメントです。そのためには、KPIの設定、経過値、結果の評価などの一連の流れを記録・測定し、分析、見直し、改善を行います。速やかに課題を発見し改善や対策を行うことで、安定かつ迅速な目標達成を目指します。
KPI管理の目的と必要性
進捗状況の正確な把握
KPIで最も大切なことは、設定や実行ではありません。それだけでは目標の達成は困難です。大切なのは、目標達成までのプロセスの進捗状況、効果を検証し、遅延や問題があれば軌道修正や対策を行うことです。KPI管理とはまさにそのことです。
変化が激しく複雑化したビジネス環境で生き残るため
グローバル化、IT化など、ビジネス環境は非常に変化が速く大きく、しかも複雑化しています。とはいえ、人の能力は変わりません。KPIを設定して適切なKPI管理を行なうことで、複雑な問題もシンプル化し可視化することができます。KPI設定は、やるべき行動、ゴールまでに必要な過程、ゴールまでの距離といったものがすべて具体的になるからです。またKPIのPDCAを回し改善を加えることで、効率的な業務遂行ができます。
生産性を向上させるため
そのような効率性が必要とされるもう一つの理由は、少子高齢化による人手不足です。日本企業が人材難に陥ることはもう明らかですが、これは3Kなどの若者に不人気な業界に限らず、どのような企業にとっても大きなリスクです。企業は成長するが、人材を確保できない状況になると、現職従業員の負担が過度に大きくなり、過労や離職を招きます。KPI管理によって業務の無駄を省くことで、コア業務や新規事業に注力できるようになります。
人材の多様化が進んでいるため
人手不足、高齢化、女性の社会進出など様々な要因で、企業が雇用する人材は多様化しています。高齢者、独身女性だけでなく、既婚または育児中の女性もいます。また今後は外国人の雇用も増えるでしょう。多様化する人材も個々の特性や能力をうまく活かすことで、他社より優位に立つことができます。KPI管理は、多様な人材をうまく活かし業務を円滑に遂行することにも役立ちます。
KPI管理の手順
次にKPI管理の基本的な手順を紹介します。
KGIの設定
最初に最終ゴールであるKGIを設定します。KPIはゴールまでの「過程」ですから、「最終目標」であるKGI数値をまず設定する必要があります。KGIは売上アップや成約件数増加などの曖昧な目標ではなく、具体的な数値にします。現状のまま業務を進めた場合の結果予想値とKGIの数値を比較し、ギャップがどれくらいあるかを把握します。
KSFの設定
どうすれば最終目標であるKGIを達成できるかという観点から逆算してKSFやKPIを設定します。まずKSFですが、KGI達成に必要なプロセスを具体的に洗い出し、そこから最も重要なものを絞り込みKSFとして設定します。
KSFを設定する際には、SWOT分析が有効と言われています。。SWOTは「Strength＝強み」「Weakness＝弱み」「Opportunity＝機会」「Threat＝脅威」の頭文字を取ったもので、自社の外部環境と内部環境の両面から自社の強みと弱み、自社がある市場の機会と脅威を把握し、戦略を決定する手法です。
KPIの設定
KGIとKSFを設定が済んだら、それに則ってKPIを設定します。KPIは、ゴールを達成するための項目（要素）であるKSFを定量的な数値で示したものです。KPIを設定する際には、以下のSMARTの法則を意識すると、実現性のあるKPIとなりますので、しっかりと理解しておきましょう。
S：Specific（具体的な）：具体的で明確な
M：Measurable（計測可能な）：達成度合いを数値で測定できる
A：Achievable（達成可能な）：実現性がある
R：Relevant（関連した）：最終目標と関連している、矛盾のない
T：Time-bounded（期限を定めた）：達成までの期限が決められている
整合性の確認
最終目標KGI、達成に必要な項目KSF、中間目標KPI、この3つを設定したら、KPIとKGI、KSFの整合性をチェックします。KPIの数値を達成してもKGIが達成されないようでは、意味がありません。
評価システムの策定
KPIの達成度合いをどのように評価するのか事前に決めておくことが重要です。KPIを定期的に測定する際に、誰もが達成度合いを一目で理解できるようにしましょう。
リスク対策の前準備
KPI達成度が想定より低いときにどのように対処するかも事前に考えておきます。「いつ」「どの段階で」「誰の最終判断で」「どのようにするか」などを明確にしてけば、いざという時にスムーズに対処ができ混乱を防げます。
合意と周知
以上が具体的に決まったら、関係者間で確認し合意を得ます。合意に至らなければ、修正、改定し、合意後は、KPIの運用スタートを社内にアナウンス、周知します。
定期的な測定
KPIの運用開始後は、あらかじめ決めたタイミングで定期的に指標測定を行います。問題があれば分析し、改善策を立てます。PDCAのCとA（Check&Action）にあたるこの作業をすることが最も大切です。またKPIの達成度合いがそれほど悪くなくても、振り返りや改善は、より高精度なKPI管理のために大切です。
KPIの改善と振り返り
KPIの管理において、成果を最大化するための改善と振り返りの重要性は言及すべきポイントです。KPIの効果的な管理方法やデータ分析の重要性、進捗と目標の比較による戦略の再評価、持続的な改善サイクルの構築に焦点を当てて解説します。成功へのカギを握るKPIの適切な管理について掘り下げていきましょう。
データ分析と原因特定
KPIの管理において、データ分析と原因特定は重要な要素です。データ分析を通じて、ビジネスの現状やトレンドを把握し、KPIの達成状況を客観的に把握します。また、原因特定はKPIが目標に適切に達成されていない場合に、その背後に潜む問題を明らかにし、改善につなげるための手掛かりを得る重要なステップです。データ駆動型のアプローチを通じて、KPIの管理をより効果的に行い、組織の成果を向上させることができます。
フィードバックと改善のサイクル
KPIの管理において、フィードバックと改善のサイクルは持続的な成果を実現する重要な要素です。フィードバックは定期的にKPIの進捗状況や成果を評価し、問題点や課題を把握するプロセスです。その後、得られた情報を元に改善策を検討し、目標達成に向けたアクションを実行します。改善策はKPIの達成度や組織のニーズに応じて柔軟に調整され、進行中のプロジェクトにも反映されます。このサイクルを継続的に回すことで、組織は進化し、効果的な戦略を確立してビジネスの成果を向上させることが可能となります。
進歩と目標との比較
KPIの管理において、進歩と目標の比較は成果の評価に欠かせません。目標とは、組織が達成したい具体的な成果を示すものです。進歩とは、KPIを定量的に評価した結果を指します。これらを比較することで、KPIの達成状況を把握し、目標に対する進捗を確認します。進歩が目標に追いついている場合は順調な成果と判断できますが、進歩が目標に達していない場合は改善が必要です。目標との比較を通じて、KPIの改善や調整を行い、組織の成果を最大化するための戦略を構築します。
KPI管理を成功させるために注意するべきポイント
KPI管理は、生産性や従業員のモチベーションの向上に有効です。ここではKPI管理の成功ポイントをご紹介します。
KPIは3つまで、簡潔に数値化できるものを
効率的なKPI管理のためにはKPIを絞り込むことが大切です。指標が多すぎると、検証、評価、資料作成に時間がかかり非効率ですので1つ、多くても3つを選びましょう。またリアルタイムな情報を把握するため、簡潔かつ数値化できる指標にすることが大切です。測定に時間のかかるものは、避けましょう。
量だけでなく質もチェックする重要
KPIは数値なため、量ばかり追うようになる傾向があります。数字には量と質の両面があります。どういうことかというと、例えば売上金額だけを見るのでなく、成約率も大事ですし、契約継続率、解約率といった質的数値にも着目する必要があります。もっとわかりやすい例で言えば、自腹営業（自爆営業）やリザルトの悪い契約者で契約数だけかき集めても、長期的に企業の成長にはつながりません。成約率が低ければ研修やロールプレイングで営業の質を改善するといったように、業務の質を上げていくことで、速やかに本当の成果を出すことができます。
まとめ
今回は策定したKPIの遂行において重要なKPI管理（マネジメント）について取り上げました。適切なKPI管理は、KPIの効率的な達成、課題の改善による最終目標の実現性向上に必須です。
この記事では次の項目について解説します。
- KPIについての基礎知識
- KPI策定とKPI管理
- KPI管理のポイント
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