企業や組織の活動の目的は、設定した目標を達成することです。しかし、目標が達成できなかったり、効率よく業務を行うことができず目標の実現が困難になることがあります。あるいは、目標が達成できていないことはわかるけれど、何が原因で、どの部分がどれだけ不足しているのか把握できないという状況も考えられます。これらは、目標の達成度合いや目的のために必要なタスクなどを、具体的な数値として設定したり把握できていれば防げます。この定量化できる（数値で測る）目標管理手法として、近年注目を集めているのが「KPI分析」です。しかし、KPI分析は名前しか知らない、イマイチ使いこなせていないという経営者やビジネスマンも少なくありません。この記事ではKPI分析について、次の項目を解説します。
- KPI分析とは
- KPI分析の必要性 タスクの明確化、リソース配分
- KPI分析のメリット
- KPIの分析ステップ
- 目標達成のための注意点
KPI分析とは何か
KPI分析を知らないという方のために、簡単にKPIについてまず説明したいと思います。KPIとは、「Key Performance Indicator」の略称です。日本語にすると「重要業績評価指標」または「重要達成度指標」になります。わかりやすく言うと、最終ゴールである目標達成に至るまでの「プロセス（途中過程）」を数値化し、目標に必要なタスクがどれくらい達成できているかを測るための指標、つまり中間目標と到達度チェックです。
KPIは必ず具体的な数値で設定されます。企業の理念やビジョンは抽象的であることも多いです。例えば「商品の認知度を高める」「顧客第一主義」などは、人によって、範囲や到達度の解釈が異なります。ですから達成度の評価基準を公平、明確に定めることも難しいです。「美味しい」「楽しい」「おしゃれ」、これらの基準が人それぞれなのと同じです。こういった目標をクリアしたければ、組織では、KPIという形で指標を定め、目標の達成度合いを誰にでもわかるように可視化することが必要です。
このように数値指標を定め、目標達成までの途中で中間目標と評価基準を設定することを「KPI分析」といいます。
KPI分析の必要性
KPI分析を行うことで、下記のことが可能になります。
- 目標達成度の可視化
- 目標を達成できなかったとき、原因を見つけやすく、改善できる
「売上高を前年比150%にする」という最終目標（KGI）を定めた場合、KPIは例えば次のようになるでしょう。
- 新規顧客獲得数
- リピート率
- 顧客単価
目標が達成できればそれでOKです。もし目標が達成できない、またはできなさそうな見込みになったときに、「新規顧客数の目標は達成できたが、顧客単価を伸ばせなかった」というように課題がはっきりとわかります。そうすれば「何が原因か」「今後どう改善すればよいか」といった分析・改善を数値に基づいて、迅速により的確に行えます。この現状把握、分析、改善のPDCAサイクルをしっかり回すことができれば、目標の実現に近づいていくことができます。
KPI分析のメリット
KPI分析のメリットをまとめると、次のようになります。
- 目標達成までのプロセスが明確になる
- 進捗が遅れている場合に対策が立てやすい
- メンバーのモチベーションアップ
目標達成までのプロセスが明確になる
KPI分析の一番目のメリットは、目標までのプロセスを明確にできることです。KPIを適正に設定できていえれば、目標（数値）を達成するために何をどれだけすればいいかがわかり、一つずつ遂行していけば成果が出ます。
進捗が遅れている場合に対策が立てやすい
KPI分析には、進捗管理において次のような利点があります。
- 進捗度や達成度合いをメンバー全員で共有できる。
- そのため、進捗の遅れに早く気付くことができる。
- 何が遅れているのか、なぜ遅れているのか、遅れを取り戻すためには何が必要か効率よく把握できる。
- そのため対策も立てやすい。
メンバーのモチベーションアップ
KPI分析によって目標達成までのプロセスが明確化されると、メンバーのモチベーションアップが期待できます。KPI分析すれば、自分の業務がどのぐらい全体の目標達成に貢献しているかが可視化されるため、業務にやりがいを感じやすいためです。
KPI分析の手法
KPI分析の流れは、次の4つのステップを含みます。一つずつ確認していきましょう。
KGIを設定する
最初にKGIを設定します。KGIというのは「Key Goal Indicator」の略称で、日本語では「重要目標達成指標」となります。これは、ビジネスの最終的な目標の達成度合いを定量的に表す指標です。KPIは進捗管理のための指標なので、KGIがなければ成立しません。つまり目標（ゴール）であるKGIをまず決めないと、KPIを設定することはできません。
KGIは、企業の経営理念やビジョンに基づいて設定されます。KGIの設定では、次の2点に留意しましょう。
- 具体的な数値であること
- 実現可能性がある数値であること
KGIからKSFを導き出す
KGI、最終ゴールを設定した次は、KSF（成功要因）を洗い出す必要があります。KSFとは「Key Success Factor」の略称です。日本語にすると「重要成功要因」となります。KGIの目標を達成するためには何が必要か、「何」の部分になります。わかりやすい例として「売上前年比30％増」というKGIを設定したら、それを実現するためのKSFとして「新規顧客増加」「成約率アップ」「既存顧客のリピート率増加」「顧客単価アップ」といった手段が考えられるでしょう。
KSFをもとにKPIを定める
次に、設定したKSFに適したKPI値を検討します。KSFが「新規顧客の増加」であれば、「前年度比の新規取引先企業や顧客数」の具体的な数がKPIです。またKPIをさらに細かく具体的な行動指標にまで分解するためには、KPIを踏まえた工程を考えます。KPIをもとに、「〇人の顧客が必要なら、成約率は〇％だから、目標営業件数は何件」というように、具体的な行動まで分解していきます。
KPI設定の注意点は、KPIがKGIとしっかり関連していることです。KPIを達成すればKGIの実現に繋がる可能性が高いものでなければ、KPI分析の意味がありません。
PDCAサイクルをまわす
適切なKPIを策定し実行しただけでは、十分ではありません。PDCAサイクルをまわしながら、定期的なチェックと改善を行うことが重要です。PDCAサイクルというのは、次の4つの頭文字をとったものです。
Plan（計画）
Do（実行）
Check（測定・評価）
Action（対策・改善）
これを繰り返しながら、より質の高いKPIを作り出していきます。
KPI分析の重要ポイント
KPI分析を成功させるためには、次の重要な注意点についても理解しておく必要があります。
優先順位を明確にする
KGIを達成するためには、一般的には複数のKPIを設定する必要があります。しかし、そうすればKPIがいくつも乱立することになるので、タスクの優先順位を明確にしておきましょう。タスクの優先順位がメンバー全員で共有できていなければ、どこから手をつければ良いのか分からず、個人の判断で業務を進めてしまうリスクが発生します。プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、個人の判断で業務を行うことは危険です。メンバー全員がタスクの優先順位を共有したうえで、プロジェクトを進められるようにしましょう。
「SMARTの法則」に倣う
KPIを設定するうえで意識すべきこととして、「SMARTの法則」と呼ばれるものがあります。SMARTは、KGIを達成するために必要なKPIの設定に役立つ要素の頭文字を取ったものです。
Specific（明確な）
Measurable（測定可能な）
Achievable（達成可能な）
Relevant（関連した）
Time-bounded（期限が定められた）
Specific（明確な）
KPIはメンバーが共有し、同じ目標に向かって一致団結するための指標ですから、見る人によって解釈が異なるような曖昧なものではいけません。明確かつ具体的な数値である必要があります。
Measurable（測定可能な）
KPIは測定可能である必要があります。これによって各期間やメンバー間での比較や改善もしやすくなります。
Achievable（達成可能な）
KPIは現実的に達成可能な指標でなければなりません。実現可能性がなければ、無意味なだけでなく、過剰な負担をメンバーに強いることになりモチベーションの低下につながります。
Relevant（関連した）
KGIとKPIは必ず深く関連していなければなりません。KGIとの関連性が低いKPIでは達成してもKGIへの貢献度が低くな、KPI分析の意味がなくなります。
Time-bounded（期限が定められた）
「いつまでにどれだけの成果を上げるか」これをはっきりと定める必要があります。期限を定めないKPIには次のようなデメリットがあります。
- 競合他社に先を越される
- 割いたリソースなど費用対効果に見合わない
- メンバーの自発的行動開始やモチベーション維持が困難
KPIツリーの活用
KPIは、最終目標であるKGIを達成するためのプロセスですから、まずKGIを設定し、そこから逆算してKPIの項目や数値を決めます。そこで非常に役立つのがKPIツリーと呼ばれるフレームワークです。KPIツリーは、KGIを頂点に、KGIのために必要になるKPIをツリー状に記載した図です。KPIツリーを利用すれば、KPIの分解、関係性や進捗状況の把握、改善案の検討が容易になります。
PDCAサイクルをまわす
KPI分析は一度KPIを設定して終わり、遂行して終わりではありません。PDCAサイクルを繰り返しまわし、改善や見直しを行っていく必要があります。適切なKPIを設定していたつもりでも、現場で業務を遂行すると、修正が必要になることは少なくありません。KGIは最終目標ですから高く設定されることが多く、PDCAサイクルを上手にまわしながら少しずつKPIについて改善や修正を行うことでその実現性が増します。
まとめ
今回はKPI分析について解説しました。組織の最終ゴールであるKGIの数値を達成するためには、中間目標であるKPIを正しく設定し、PDCAサイクルをしっかりと回していくことが必要です。KPI分析とは、KGI実現のために「何をいつまでにどれくらいすればよいか」、「現状はどこまで達成できているか」、「進捗が遅れている場合は、何が原因でどうすれば改善できるか、KPIを見直す必要はあるか」を分析する作業です。
この記事でわかることは次のとおりです。
- KPI分析とは
- KPI分析の必要性 タスクの明確化、リソース配分
- KPI分析のメリット
- KPIの分析ステップ
- 目標達成のための注意点
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