おすすめのチームマネジメントツールを全部公開【2023年】

2023年6月11日2023年7月19日

ヒトに求められる能力やスキルが高まり、人材育成が今後5〜10年で最大の課題になると考えている企業が増えています。しかしながら、人材マネジメントを行うマネージャーの育成が優先課題ではないかと考えざるを得ないのが現状です。ヒトの能力はそんなに急に大幅に変わらないのに、求められるものは増える。このような状態で、チームマネジメントのツール活用は不可欠です。単にツールを導入しただけでは、使いこなせているとは言えません。本記事では、本当におすすめのマネジメントツールについての最新情報をお届けします。この記事でわかることは次のとおりです。

チームマネジメントツールにはどのような種類のものがあるのか
おすすめのチームマネジメントツール

チームマネジメントツールとは

チームマネジメントツールには2種類あります。

プロジェクト管理ツール

チームでプロジェクトに取り組む際に、誰が何を担当していて、どこまで進捗しているかわからないことがあります。また、あるファイルがどこに格納されているかという情報が共有されていないといった問題も起こります。そのような非効率性を防ぐためのツールがプロジェクト管理ツールで、次のような役割があります。

情報をリアルタイムで共有
データの格納先を集約

人材マネジメントツール

もう一つのチームマネジメントツールが、人材マネジメントツールです。人材マネジメントツールは、人事部向けのタレントマネジメントツールと現場向けのピープルマネジメントツールがあります。

タレントマネジメントツール：入退社の推移、人員配置など組織全体を管理するツール
ピープルマネジメントツール：日報、フィードバックなど、管理職とメンバー、またはメンバー同士の円滑なコミュニケーションと、人事制度・目標設定を関連づけるツール

マネジメントツールの選び方

ここでは効率的な業務管理や課題解決に役立つマネジメントツールの選び方について紹介します。ビジネスニーズの明確化や機能の評価・比較、互換性・連携性の確認、ユーザーレビューの参考、コストとコスト効果の評価など、重要なポイントを解説します。適切なツール選びは効率化や業績向上に大きく影響するため、読者が最適なマネジメントツールを見つける手助けをします。

ビジネスニーズの明確化

ビジネスニーズの明確化は、組織やチームが直面する課題や目標を具体化し、必要な機能や要件を明確にするプロセスです。これにより、マネジメントツールの選択基準や優先順位を設定することができます。ビジネスニーズの明確化には、ステークホルダーとのコミュニケーションや要件定義のワークショップ、現状分析などが含まれます。また、組織の戦略や目標との整合性を確認し、将来の成長や変化にも対応できる柔軟性を考慮する必要があります。ビジネスニーズが明確になることで、マネジメントツールの選択において的確な判断を行い、組織の業務効率化や成果の最大化に繋げることができます。

機能の評価と比較

機能の評価と比較は、異なるマネジメントツールの機能や機能セットを評価し、最適な選択肢を特定するプロセスです。まず、ビジネスニーズに基づいて必要な機能を明確化し、それらの機能を満たすかどうかを評価します。また、各ツールの機能の優先順位や重要度を考慮し、ビジネスニーズとの整合性を確認します。さらに、異なるツールの機能を比較し、価格、使いやすさ、拡張性などの観点から利点や制約を評価します。重要なのは、組織のニーズに合致する機能を持ち、導入・運用の負荷を最小限に抑えるツールを選ぶことです。機能の評価と比較を適切に行うことで、組織のマネジメントニーズに最も適したツールを選択し、効果的な業務管理を実現することができます。

互換性と連携性の確認

マネジメントツールの選択において重要な要素の一つは、互換性と連携性の確認です。互換性は、選んだツールが既存のシステムやデータとスムーズに連携できるかどうかを意味します。それには、データ形式やプラットフォームの互換性を確認する必要があります。また、ツールが他のシステムとのAPI連携やデータのインポート・エクスポート機能を提供しているかも確認します。連携性は、異なるツールやアプリケーションとの連携がスムーズに行えるかどうかを指します。例えば、プロジェクト管理ツールがメッセージングツールやドキュメント共有ツールと連携できるかどうかを確認します。互換性と連携性が確保されていることで、複数のツールを効果的に組み合わせて業務プロセスを最適化することができます。

ユーザーレビューと評判の確認

マネジメントツールを選ぶ際に重要な要素の一つは、ユーザーレビューや評判の確認です。他のユーザーの意見や体験を参考にすることで、ツールの実際の使い勝手や機能性を把握することができます。ユーザーレビューサイトやソーシャルメディア上のコメントをチェックし、ツールの利点や欠点についての情報を収集しましょう。ただし、個別の意見や評価にばかり依存せず、一貫性のある評判や幅広いユーザーの声を考慮することが重要です。また、ユーザーレビューを通じて、ツールのカスタマーサポートやアフターサービスの品質についても確認しましょう。ユーザーレビューや評判の情報を総合的に評価することで、自分のニーズや要件に合った最適なマネジメントツールを選ぶことができます。

コストとコスト効果の評価

マネジメントツールを選ぶ際には、コストとコスト効果の評価が重要です。まず、ツールの価格だけでなく、導入や運用にかかる追加費用や維持費など、総合的なコストを考慮する必要があります。また、コスト効果を評価するためには、ツールが提供する機能や機能の適切さ、効率化や生産性向上への寄与などを考えることが重要です。ツールがビジネスプロセスを改善し、結果として経費削減や効率化を実現できるかどうかを検討しましょう。また、長期的な視点でのコスト効果も考慮し、ツールの将来的な拡張性やアップデートの可能性を確認しましょう。総合的なコストとコスト効果の評価を行うことで、予算内で最適なマネジメントツールを選択することができます。

チームマネジメントツールを上手く活用するには

チームマネジメントツールを上手に活用するには、管理職やマネージャーがメンバーに対し、目標と課題を明確にして伝える必要があります。どうなりたいのか、何が課題なのか、誰が何をするのか、こういったことをしっかり丁寧に説明し、メンバーの納得を得なければ、ツールを導入しても成果につながらず、むしろ「余計な仕事が増えた」とメンバーのフラストレーションを生みかねません。

またツールが、社員、特に管理職やマネージャーにとって管理しやすいものであることも大切です。ツールは、仕事を効率的にするためのものであり、業務が増えて、作業時間が増えたり、抜けや洩れが増えるようでは本末転倒です。そしてメンバーにとっても扱いやすいツールである必要があります。メンバーは主に、計画表（To Doリスト）、コミュニケーション、進捗管理（スケジュール）といった機能を自分のために使用します。ですからシンプルなツールが望ましいです。詳細な管理ができるからという理由で工数を多く設定すると、日々の業務に追われているメンバーからは不評を買います。

まとめ

人材育成を効率的に行うには、管理職やマネージャーがチームマネジメントツールを上手に活用することが重要です。自社や自部門に合ったチームマネジメントツールを選ぶことが大切ですが、そこで忘れてはならないのが、管理職やマネージャーである自分たちにとって、そしてメンバーにとっても、使いやすいものであるべきだということです。

この記事でわかることは次のとおりです。