新規事業を立ち上げる際のタスクとは?

新規事業ではわからないことが多くタスクの整理に時間がかかることが多いのではないでしょうか？
新規事業においてチームがうまくいってないと感じた際やプロジェクトの進捗が悪いと感じた際はまずタスクを整理してみることを考えてみましょう。

タスクを整理するとチームでの作業効率が上がるとともに、あらかじめ課題に気づくことができます。
この記事では、タスク整理をすることのメリットや気を付けるポイントをご紹介します。
最後まで読んでいただければ幸いです。

タスクとは

タスクとはするべき仕事のことです。
日本語でタスクと同じような意味を表す言葉に、作業、仕事という言葉があります。

そして、タスクを複合したものがプロジェクトになり、プロジェクトとはタスクの大きな枠組みを表します。
そのため、タスクの整理ができておらず、進捗が遅い場合はプロジェクト全体へ関係してくるでしょう。

また、似たような言葉にTODOリストがあります。TODOリストとはタスクとは違い期間が決まっていないが、やらなくてはいけないことのことを言います。

TODOリストはスケジュールを計画する際の元となります。
また後ほどTODOリストについてご紹介します。

タスク管理で心がけること

ここではタスク管理で心がけることを解説します。
タスクをただ書き出すことだけでは明確ではなくミスをしてしまう可能性があります。そのため、以下のポイントで考えてみましょう。

細分化する

タスク管理でとにかく気を付けるべき点は細分化です。

細分化をすることで、より早く課題に気づくことができるため以下の2つのポイントで細分化を考えてみましょう。

期限を明確にする

本来タスクとは期限が決まっています。
そのため期限が明確ではない場合プロジェクトの進捗が遅れ不完全な状態でプレリリースしてしまうという可能性も考えられます。

適切な期限を決めることでタスクを細分化してみましょう。

誰が担当するのか明確にする

誰が担当するのか明確にすることで同じくプロジェクトの進捗の遅延を防ぐことができます。

誰を担当にするかを忘れている場合は多いです。
そのため、もし自身に時間の余裕がないのであればタスクを分担してその担当者を決めておきましょう。

プロジェクト管理のWBSとは？

WBSとはプロジェクト管理の基礎であり、スケジュール作成する手法です。
プロジェクトにおいての作業を細分化して、ツリー状の構造を作成します。
タスクの洗い出しを行うことによって、抜け漏れが起こりにくくなります。

WBSの作成の作り方

WBSを作成する際の手順は以下の3つです。以下の3つを実行することにより、作業をより効率化することができるでしょう。

作業内容の洗い出し

作業内容の洗い出しでは、プロジェクトを完了させるまでのタスクをフェーズごとに洗い出します。
そしてそのタスクをより詳しく細分化して、数時間〜数日で終わるほどのタスクまでブレイクダーンしていきます。

順序設定

次に順序設定を行います。
順序設定は何を一番初めにするべきか、何を最後にするべきかのプロジェクトにおいての構造を作ります。

そこで重要視すべきポイントとして、作業の関係性にポイントを当ててみましょう。
作業の関係性とは、どのタスクが終わらないと次のタスクを進めることができないかの因果関係のことです。

この関係性を見ることで、優先順位をつけることができます。それをもとにスケジュールを立ててみましょう。

担当者を決める

次に、誰がそのタスクを担当するべきか担当を決めます。
特にタスクを振る際は1人につき1タスクで考えることが重要です。

複数人でタスクを担当してしまうと、誰かがより多くの作業を抱えてしまう可能性があるため、
より細分化し、1人につき1タスクを担当できるようにしましょう。

導入の目的

WBSはプロジェクトでの全作業を整理することによってミスを防ぐことを目的としています。
スケジュールの施策を考えたり、作業の役割分担を考えることで精度の高いスケジュールを考えることができます。

WBSの手法を使うことによってタスクが明確になりスケジュールの見積もりを立てることができます。
そうすることによって、失敗のリスクを減らすことができます。

導入のメリット

作業が明確になることで、プロジェクトメンバーもするべきことが明確になり、作業効率が上がるでしょう。
そして、プロジェクトメンバー以外の関係者の方にもするべき作業とスケジュールが伝わることによってより多くの人をプロジェクトに賛同してもらえる可能性が高まります。

また、管理がしやすくなるというメリットがあります。
メールや口頭で一回一回その都度指示や報告をしているとメールでのやり取りの時間がかかってしまったり、タスクが共有されていないためタスクが1人に集中してしまう可能性や暇になっている人が発生する確率が上がってしまいます。

そのため、WBSを活用しタスクを導入することで効率的に作業を進めることを心がけましょう。

注意点

注意点としてWBSを活用すると長期的な部分も明確にする必要があるため、実際には必要がなかったというタスクが発生する可能性もあります。

例えば、一つの課題を解決することによって、実はそのタスクに因果関係がありどちらも一緒に解決することが可能であった場合も考えられます。
また、その逆も考えられます。

そのため、もし現時点ではわからない場合は作業を進めながら適度に時間をとり細分化して軌道修正することも考えておきましょう。
そうすることで、よりタスクが細分化され、プロジェクトにおいての無駄を省くことができます。

新規事業でのタスク管理手法

新規事業でのタスク管理手法では、どのようなタスク管理方法があるのかをご紹介します。
それぞれの特徴を理解することで自身の目的に見合うものを見つけましょう。

TODOリスト

TODOリストは一度どのようなタスクがあるのか整理する際に優れています。
まず、どのような課題があるのか、何をしないとプロジェクトの進捗が遅れてしまうのかチェックすることができます。

例えば、プロジェクトにおいての課題が見えていない場合は、新たなミスにつながりやすく時間をとってしまう可能性があります。
そのため、タスク整理を行うことによって、プロジェクトをスムーズに進行できるように心がけましょう。

もしチームでの利用を考えているのであれば、TODOリスト管理にはチーム内で管理できるものがあるためぜひ目的に合わせて使うツールを選んでみましょう。

詳細情報の記入

タスクを記入したら、そのタスクごとに担当者、期日などの詳細情報を記入しておきましょう。
タスクを細分化する際は、行うタスクを決めることも重要ですが担当者、期日を決めることでより具体化されプロジェクトをスケジュール通りに終わらせることにつながります。

また、担当者と期日を決めることで、期限内に終わらせるという義務感が生じることで作業効率の向上が期待されます。
例えば、担当者と期日が決まっていない場合は誰かがやってくれるだろうという思い込みや、どれくらいのペースでするべきかメンバーによって差があるため進捗が遅れてしまう原因につながってしまいます。

どのようなスケジュールでタスクを解決していくべきかが見えてくることでプロジェクトのペースを加速させ、成功に導きましょう。

タスク管理ツールを導入する際に考えること

ここでは、タスク管理を導入する際にどのようなことを考える必要があるのか、解説します。
主にチームで導入を検討されている方が多いと思いますが、以下の2つの観点で考えてみましょう。

チームで共有しやすい機能があること

チームでプロジェクト管理をする際はチームで共有しやすいツールを選ぶことを心がけましょう。
チームで行う際にプロジェクトを共有することができると、誰が何をしているのかが可視化されることで、手が空いている人や、作業が追いついていない人を確認することができ、チーム全体でプロジェクトの進捗が悪くなってしまうことを防ぐことができます。

また、チームではツールを活用することに苦手意識を持っている方もいるかもしれません。
そのため、ツールの活用に自信を持っている方だけでなく、チーム全体でトライアルを受け導入を検討してみましょう。

ツールを活用できていない場合は無駄な費用になってしまうため、チームのメンバーの特徴に合わせた機能を使うことを心がけましょう。

導入目的が明確であること

タスク管理ツールを導入する際は導入目的を明確化しましょう。
例えば、どのようなことが課題となっているのか、それを解決するためにどのようなツールを使うと効果的かを事前に明確にしておきましょう。

導入目的が明確になったら次に以下の3つで考えましょう。

• どれくらいの人数での利用を考えているのか
• タスク整理以外にどのような機能があるといいか
• 価格

この3つの観点で考えることでより目的に合ったツールを見つけることができます。
人数によって価格が変化する場合があるため最初にどれくらいの人数で利用するのか考えておくと良いでしょう。

またタスク管理だけでなくどのような付属機能があるのかを調べることも重要です。
タスク管理だけでは差別化をしていないところもあるので自身の目的に合った機能を見つけることができます。

新規事業立ち上げタスクまとめ

今回は新規事業においてのタスクを以下の4つ解説しました。

特にタスクを細分化することがとても重要であることが分かりましたね。

ここに書かれているタスクの作成方法やポイントをもとに、新規事業のスケジュールを考えてみましょう。